Polityka prywatności - Najlepsza Firma Roku

Polityka prywatności serwisu NajlepszaFirmaRoku.pl

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z funkcjonowaniem serwisu NajlepszaFirmaRoku.pl jest:

Centrum Certyfikacji Produktów i Usług Dorota Suchy
ul. Kościuszki 63
41-500 Chorzów
NIP: 627-185-47-63
REGON: 361574661

Kontakt: biuro@ogolnopolskiplebiscyt.pl

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.

2. Zakres Polityki

Polityka dotyczy danych przetwarzanych w związku z:

korzystaniem ze strony NajlepszaFirmaRoku.pl,
zgłaszaniem firm,
udziałem w Programie,
kontaktem z Organizatorem,
obsługą Laureatów,
świadczeniem usług dodatkowych,
obsługą licencji,
publikacją informacji o Laureatach,
głosowaniami online prowadzonymi przez Administratora,
korzystaniem z plików cookies.

3. Jakie dane mogą być przetwarzane

W zależności od sposobu korzystania z serwisu Administrator może przetwarzać w szczególności:

imię i nazwisko,
adres e-mail,
numer telefonu, jeżeli został podany,
dane osoby reprezentującej firmę,
relację osoby zgłaszającej z firmą,
dane działalności gospodarczej,
nazwę firmy,
NIP,
adres strony internetowej,
informacje podane w formularzach,
treść korespondencji,
informacje dotyczące wybranego pakietu,
adres IP – zapisywany tymczasowo (maksymalnie przez godzinę) wyłącznie w celu ograniczenia liczby zgłoszeń z jednego źródła i przeciwdziałania nadużyciom,
dane związane z oddaniem i potwierdzeniem głosu w głosowaniach online prowadzonych przez Administratora.

Nie wszystkie informacje dotyczące firmy stanowią dane osobowe. Dane osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, przedstawiciela, pracownika lub osoby kontaktowej mogą jednak stanowić dane osobowe.

4. Cele i podstawy przetwarzania

A. Obsługa formularza zgłoszeniowego

Zgłoszenie firmy przesłane przez formularz na stronie NajlepszaFirmaRoku.pl jest przekazywane bezpośrednio na adres e-mail Administratora. Dane są przetwarzane w celu:

przyjęcia zgłoszenia,
kontaktu w sprawie zgłoszenia,
weryfikacji firmy,
kwalifikacji do odpowiedniej kategorii.

Podstawą prawną jest w zależności od charakteru zgłoszenia:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania podejmowane na żądanie osoby przed zawarciem umowy, jeżeli zgłoszenia dokonuje firma zainteresowana udziałem lub usługą,
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zgłoszeń i prowadzeniu Programu.

B. Kontakt i korespondencja

Dane podane w formularzu kontaktowym lub w korespondencji e-mail są przetwarzane w celu udzielania odpowiedzi, prowadzenia korespondencji oraz obsługi pytań i spraw związanych z Programem. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, a jeżeli korespondencja dotyczy zawarcia lub wykonania umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

C. Obsługa Laureatów, licencji i pakietów

Dane mogą być przetwarzane w celu przygotowania oferty, zawarcia i wykonania umowy, udzielenia licencji, realizacji Pakietu Widoczność, Pakietu PRO lub Widoczność Life, rozliczeń oraz obsługi roszczeń. Podstawą jest w szczególności art. 6 ust. 1 lit. b RODO, art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w zakresie obowiązków prawnych, np. podatkowych i księgowych, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w zakresie ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

D. Publikacja wyników Programu

Informacje o Laureatach mogą być publikowane w celu ogłoszenia wyniku, prowadzenia katalogu Laureatów oraz dokumentowania historii Programu. Jeżeli publikowane informacje dotyczą osoby fizycznej, podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora związany z prowadzeniem i dokumentowaniem Programu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeżeli do publikacji wykorzystywane są materiały przekazane przez firmę, których wykorzystanie wymaga odrębnej zgody, jest ona pozyskiwana odrębnie.

E. Dane pozyskane ze źródeł publicznych

W ramach weryfikacji zgłoszeń i analizy opinii Administrator może korzystać z publicznie dostępnych źródeł. Jeżeli pozyskane informacje stanowią dane osobowe, są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na prowadzeniu Programu, weryfikacji firm oraz opracowywaniu wyników, z uwzględnieniem obowiązków wynikających z art. 14 RODO.

F. Głosowania online

Głosowania online w ramach Programu prowadzone są za pośrednictwem serwisu dostępnego pod adresem glosowaniaonline.pl. Serwis ten jest prowadzony przez tego samego Administratora – Centrum Certyfikacji Produktów i Usług Dorota Suchy – co serwis NajlepszaFirmaRoku.pl. Dane związane z głosowaniem, w tym dane niezbędne do przyjęcia głosu, weryfikacji jego ważności, potwierdzenia głosu oraz przeciwdziałania wielokrotnemu lub automatycznemu głosowaniu, są przetwarzane przez Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na zapewnieniu wiarygodności i bezpieczeństwa głosowania.

G. Bezpieczeństwo i działanie serwisu

Adres IP osoby wysyłającej formularz jest zapisywany tymczasowo, maksymalnie przez godzinę, wyłącznie w celu ograniczenia liczby zgłoszeń z jednego źródła w krótkim czasie i przeciwdziałania nadużyciom. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora związany z bezpieczeństwem serwisu. Serwis nie wykorzystuje w tym celu usług typu reCAPTCHA ani innych zewnętrznych narzędzi anti-spamowych.

5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w formularzach jest co do zasady dobrowolne. Niepodanie danych oznaczonych jako wymagane może jednak uniemożliwić wysłanie zgłoszenia, kontakt, rozpatrzenie reklamacji, realizację usługi lub przeprowadzenie określonego działania w Programie.

6. Odbiorcy danych

Zgłoszenia i wiadomości przesyłane przez formularze trafiają bezpośrednio na adres e-mail Administratora. Dane mogą być ponadto udostępniane podmiotom wspierającym Administratora, w szczególności:

dostawcy hostingu i poczty elektronicznej, za pośrednictwem którego technicznie działa serwis oraz wysyłana jest korespondencja,
podmiotowi prowadzącemu technicznie serwis do głosowań online (jeżeli jest to podmiot inny niż Administrator),
księgowości,
doradcom prawnym.

Dane są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu i zgodnie z właściwą podstawą prawną.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Administrator nie korzysta w serwisie z narzędzi, które w sposób potwierdzony powodowałyby przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli w przyszłości Administrator wdroży usługę wiążącą się z takim transferem, niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana o wskazanie dostawcy, państwa transferu oraz zastosowanego mechanizmu zabezpieczeń.

8. Okres przechowywania danych

dane związane ze zgłoszeniem – przez okres potrzebny do obsługi zgłoszenia i Programu oraz przez okres niezbędny do obrony przed ewentualnymi roszczeniami;
dane związane z umową lub licencją – przez czas jej obowiązywania, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa oraz okres przedawnienia roszczeń;
dokumentacja księgowa – przez okres wynikający z obowiązujących przepisów;
dane związane z reklamacją – do zakończenia sprawy, a następnie przez okres niezbędny dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
adres IP zapisywany przy wysyłce formularza – maksymalnie przez godzinę od zgłoszenia;
dane wykorzystywane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu skutecznego sprzeciwu, chyba że Administrator ma nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy do dalszego przetwarzania.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

W przypadkach przewidzianych przez RODO osoba ma prawo do dostępu do danych, uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

10. Sprzeciw

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, osoba może wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.

11. Prawo wniesienia skargi

Osoba, która uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

13. Cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies niezbędne do jego prawidłowego działania, w tym:

techniczny plik cookie sesji (PHPSESSID),
plik cookie zapisujący decyzję użytkownika dotyczącą zgody na cookies, ustawiany przez wykorzystywaną w serwisie wtyczkę do zarządzania zgodami.

Na dzień publikacji niniejszej Polityki serwis nie wykorzystuje analitycznych ani marketingowych plików cookies (takich jak np. Google Analytics, Google Tag Manager czy Meta Pixel). Jeżeli stan ten ulegnie zmianie, niniejsza Polityka zostanie zaktualizowana o wskazanie kategorii i dostawców nowo wykorzystywanych cookies, a tam gdzie będzie to wymagane – uruchomienie takich cookies będzie poprzedzone uzyskaniem zgody użytkownika.

14. Logi serwera

Podczas korzystania ze strony serwer może automatycznie zapisywać informacje techniczne, takie jak adres IP, data i czas połączenia, rodzaj przeglądarki oraz informacje o żądanym zasobie. Informacje te mogą być wykorzystywane w celu zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki i prawidłowego działania serwisu.

15. Linki do innych serwisów

Serwis może zawierać linki do stron zewnętrznych, w tym do serwisu służącego do głosowania online (glosowaniaonline.pl), prowadzonego przez tego samego Administratora, oraz do innych stron powiązanych z Ogólnopolskim Plebiscytem „Innowacja, Jakość, Zaufanie i Prestiż”. Po przejściu do zewnętrznego serwisu, który nie jest prowadzony przez Administratora, użytkownik podlega zasadom prywatność obowiązującym u jego operatora.

16. Dane firm a dane osobowe

RODO dotyczy osób fizycznych. Informacje dotyczące osoby prawnej jako takiej nie zawsze są danymi osobowymi. Jednocześnie dane osoby prowadzącej jednoosobową działalność, członka zarządu, przedstawiciela, pracownika lub osoby kontaktowej mogą stanowić dane osobowe i są przetwarzane zgodnie z niniejszą Polityką.

17. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne adekwatne do charakteru przetwarzanych danych i ryzyka, aby ograniczać nieuprawniony dostęp, utratę, zmianę lub ujawnienie danych.

18. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian prawa, zmian sposobu działania serwisu, wdrożenia nowych narzędzi lub zmiany zakresu przetwarzanych danych. Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie NajlepszaFirmaRoku.pl.